Umowa o zachowaniu poufności

z angielskiego non disclosure agreement (NDA) to bardzo często „część kontraktu” B2B. Umowy te są jednak niejednokrotnie traktowane po macoszemu – jako zło konieczne, wymóg formalny dużego kontrahenta. Takie podejście to jednak błąd! NDA to bowiem odrębna względem kontraktu umowa rodząca ściśle określone prawa i obowiązki. Tzw. NDA’ki to umowy, które nie powinny budzić obaw, a być świadomie podpisywane z korzyścią dla obu stron. Celem umów o zachowaniu poufności jest bowiem zabezpieczenie jednego z najbardziej cennych w obecnych czasach dóbr, jakim jest informacja.

Umowa o zachowaniu poufności

Podpisując umowę o zachowaniu poufności należy zwrócić uwagę na następujące kwestie:

  1. Dobrze zdefiniowany zakres pojęcia informacje poufne – precyzyjne określenie co stanowi przedmiot ochrony, jakie informacje strony uważają za poufne stanowi klucz do dobrze napisanej NDA. Problemem jest zarówno zbyt wąskie, jak i zbyt szerokie określenie zakresu ochrony. Duże firmy bardzo często chcą zakreślić możliwie szeroki zakres ochrony – z ich punktu widzenia jest to bardzo kuszące. Klauzule typu catch-all clause nie spełniają jednak w mojej ocenie swojej roli. Korzystając z klauzul ogólnych zabezpieczamy wszystko, a tym sam nic. Warto rozróżnić generalne informacje poufne od tajemnicy przedsiębiorstwa, która jest chroniona z mocy prawa (ustawa z dnia 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji (t.j. Dz. U. z 2019 r., poz. 1010). Inaczej należy zdefiniować ochronę informacji, które są objęte poufnością z mocy prawa, inaczej informacji, które tej ochronie nie podlegają.
  2. Nienaruszanie zasad uczciwej konkurencji – umowa o zachowaniu poufności nie może wyłączać możliwości pracy dla innego podmiotu z tej samej branży. „Duzi gracze na rynku” próbują umowami NDA zabezpieczyć się przed koniecznością uiszczania odszkodowań za tzw. zakazy konkurencji. Umowa o zachowaniu poufności nie może natomiast spełniać roli umowy o zakazie konkurencji. Zgodnie z obowiązującymi w Polsce przepisami umowy o zakazie konkurencji są umowami odpłatnymi (analogicznie w UE). A tym samym nieodpłatny zakaz współpracy/pracy dla określonego sektora jest czynem nieuczciwej konkurencji.
  3. Prawidłowe zdefiniowanie stron umowy – jest to jeden z elementów, o którym bardzo często się zapomina. Chcąc zawrzeć dobrą umowę o zachowaniu poufności ustalić trzeba czy wymiana informacji następuje w dwie strony, czy tylko w jedną. Prowadząc jednoosobową działalność można błędnie trwać w przekonaniu, że nie posiada się informacji poufnych, a tym samym nie trzeba zabezpieczać naszych interesów w tej kwestii. Bardzo często jest jednak zupełnie inaczej. W szczególności, gdy nasza praca ma charakter twórczy. Wówczas nasze indywidualne (wcześniej stworzone) rozwiązania, know – how, metodyka pracy itp. są informacjami poufnymi. Dlatego też, warto jest podpisywać umowy o zachowaniu poufności jeszcze przed rozpoczęciem negocjacji właściwego kontraktu.  Po pierwsze gwarantujemy sobie i naszemu partnerowi biznesowemu, że nasze cenne informacje nie zostaną wykradzione. Po drugie, co równie ważne, możemy wówczas zwrócić się o umożliwienie nam zapoznania się materiałami klienta, nad którym mamy pracować, a to z kolei pozwoli nam możliwie najlepiej wycenić naszą pracę. Jeśli naszym kontrahentem jest spółka z dużej grupy kapitałowej dobrze jest także zweryfikować czyje informacje poufne będziemy pozyskiwać, czy umowa obejmuje także inne spółki z grupy niż nasz bezpośredni kontrahent. W takim przypadku warto tę kwestię także ująć w umowie.
  4. Prawidłowe zdefiniowanie wyłączeń – zawierając umowę o zachowaniu poufności dobrze jest zastrzec, że przekazane nam informacje mogą być udostępnione naszym doradcom (np. prawnikowi, księgowemu), naszym współpracownikom (np. podwykonawcy), a w szczególności organom administracji publicznej czy organom ścigania. Przykładem sytuacji, w której warto jest mieć możliwość ujawnienia z własnej woli określonych informacji jest np. kontrola podatkowa w związku z zastosowaniem preferencyjnej stawki podatkowej tzw. IP Box. Posiadając możliwość ujawnienia niektórych danych z łatwością możemy wykazać, że nasza praca ma charakter twórczy, systematyczny, służy tworzeniu nowych zastosowań –  czyli jest rozwojowa w myśl ustawy o podatku dochodowego od osób fizycznych. W przypadku definiowania wyłączeń warto także zastrzec, że w przypadku ujawnienia informacji poufnych druga strona (podmiot, którego informacje poufne są ujawniane) zostanie co najmniej poinformowany o tym fakcie. Takie postanowienie zabezpieczy drugą stronę przed ewentualną niespodziewaną kontrolą lub np. wezwaniami do stawiennictwa w organach administracji publicznej, czy organów ścigania w charakterze świadka.
  5. Wskazanie korzystnego „prawa właściwego” – określenie jakie przepisy mają zastosowanie do interpretacji i ewentualnych sporów sądowych może okazać się kluczowe. Jest to element istotny z punktu widzenia każdej umowy, nie tylko NDA. Podkreślić przy tym trzeba, że najlepiej – najbezpieczniej – jest poddawać umowę pod reżim prawa, które się zna lub co najmniej zna się osobę, która to prawo zna. Osobiście sugeruję nie zgadzać się na właściwość prawa chociażby egzotycznych krajów afrykańskich np. Botswany, Lesotho czy Gabonu. W przeciwnym przypadku ustalenie jakie przepisy mają zastosowanie – jak modyfikują postanowienia umowy – może być trudne, a miejscami niemożliwe. Problemy może rodzić także poddanie umowy pod właściwość krajów europejskich. Z tym jednak, że specjalistę od prawa niemieckiego zdecydowanie prościej znaleźć niż prawnika zajmującego się prawem Lesotho.
  6. Wprowadzenie stosownych sankcji za naruszenie umowy – w przypadku NDA istotnym jest także, by za naruszenie nakazu zachowania poufności, stronie której informacje poufne zostały ujawnione, przysługiwała odpowiednia kara oraz by podmiot ujawniający zobligowany był do naprawienia ewentualnej szkody. Zawierając umowę z dużym podmiotem, którego wartość informacji poufnych może być kilkumilionowa, pamiętajmy by mimo wszystko negocjować wartość kar. Jednocześnie zadbajmy o to, by nasze ubezpieczenie OC działalności obejmowało również zdarzenia związane z naruszeniem zasad poufności informacji.

Podsumowując,

warto zawierać umowy o zachowaniu poufności. Niemniej jednak podpisując NDA należny pamiętać jaką funkcję ma ona spełnić, tj. zabezpieczyć strony przed niepożądanym wyciekiem cennych dla nich informacji. Obecnie „informacja” stanowi bardzo cenne dobro i ważne, by dobrem tym nie szastać. Dlatego, korzystnym jest konsultowanie takiej umowy z profesjonalistą. Dzięki temu można uchronić się przed nieprzyjemnymi konsekwencjami.

Zobacz też: https://blog.mszablowska.pl/2019/08/12/ip-box-bez-tajemnic